serwis biurowy blog

Tonery-przetargi a oszczędności

Tonery – przetargi i oszczędności,
czy to się opłaca?

Dobrze wiemy że istnieje taki twór jak Ustawa o zamówieniach publicznych. Może nie każdy wie że przepisy tam zawarte mają służyć Nam podatnikom. Nasze publiczne pieniądze mają być wydawane efektywnie, czyli oszczędnie.
Kto korzysta w głównej mierze z zapisów tam zawartych? Urzędnik który rozporządza naszymi pieniążkami.
Ma to robić dobrze a to oznacza wydać pieniądze najlepiej jak się da, ma do tego narzędzie przetargi.
Czy przetargi są dobrym narzędziem? Czy gwarantują Nam podatnikom że pieniądze są dobrze wydane?

NIE!!

przetargi czy się opłacają

Pomijając i nie rozpisując się na temat korupcji i przypadków ustawiania przetargów, omówimy bardziej przyziemne zakupy przy pomocy przetargów. Mniejsze przetargi budzą wiele zastrzeżeń co do twierdzenia „dobrze wydane pieniądze”

 

Ustawa o zamówieniach publicznych jest swojego rodzaju instrukcją jak wydać pieniądze podatników aby były one dobrze spożytkowane. Niestety ,moim zdaniem, jest to narzędzie niszczenia polskiego biznesu i przedsiębiorczości. Na pewno nie służy uczciwej konkurencji, ze względu na luki w przepisach omawianej ustawy.

Przyjrzyjmy się zakupom materiałów eksploatacyjnych czyli tonery i tusze do wszelkich urządzeń drukujących. Ustawa daje widełki urzędnikom, pozwalając dokonywać zakupów z wolnej ręki, w ramach zapytania cenowego oraz w formie nieszczęsnego przetargu. Kwota jaką urzędnik może wydać bez większych problemów to kwota 14 tyś euro. Sporo bo po przeliczeniu to ponad 56 tyś zł.
Ta kwota prawdopodobnie ulegnie zwiększeniu, więc da większą elastyczność urzędnikom oraz teoretycznie mniej pracy związanej z wydaniem tak małej kwoty.
Problem leży gdzie indziej-odpowiedzialność urzędnicza.

Przytoczmy prostą sytuację małej gminy gdzie pracuje 30 osób. Wyposażeni są w urządzenia biurowe np. drukarki i kserokopiarki. Każdy wie że urządzenia te posiadają materiały eksploatacyjne czyli tonery i tusze. Zapotrzebowanie roczne Gminy na tonery i tusze to wartość 25 tyś zł. Zaznaczam roczne!!
Co robi Nasz wspaniały urzędnik, który odbył masę szkoleń z zakresu zamówień publicznych oraz odpowiedzialności urzędniczej, za nie małe publiczne pieniądze??
Wyciąga z szuflady Ustawę o Zamówieniach Publicznych i zaczyna przygotowywać ok 30 stron SiWZ (specyfikacja istotnych warunków zamówienia), traci na to ok 5 dni roboczych. W wyniku jego pracy ukazuje się zaproszenie do udziału w przetargu na łączną mega wielką kwotę 25tyś zł.

prztargi na tonery pochłaniają ogrom pracy

Wykonał kawał dobrej roboty aby zadbać o pieniądze podatników. Dodam że koszty tej dbałości dla samej Gminy już wzrosły w postaci pensji i opłat za szkolenia urzędnika, wydane z pieniążków publicznych. Teraz gdzie jest chwyt? Przecież wykonał niby wszystko prawidłowo.

Sama istota problemu tkwi w ofertach jakie zostają złożone po min 7 dniach przez oferentów. Jak się okazuje wykonawcy złożyli oferty na kwotę max 15tyś zł, hurra mamy 10 tyś w kieszeni. Szef zadowolony że ten super wyszkolony na nie małej pensji urzędnik dokonał takiego odkrycia….., będzie premia.

Niestety ten super fachowiec wykazał się minimalnym zaangażowaniem w temacie i naraził urząd na spore koszty. Nie rozpoznał dokładnie tematu tonerów i materiałów eksploatacyjnych, co lepsze nie słuchał kontaktujących się z nim wykonawców którzy w dobrej wierze chcieli wskazać gdzie popełnił błąd.
Efekt końcowy wygląda tak że urząd dostał najtańsze chińskie podróbki tonerów i tuszy. Wydajność takich materiałów eksploatacyjnych jest o połowę mniejsza czyli wydrukują połowę ilości stron jaką by mogli wydrukować na oryginalnych tonerach. Zrobiło się z 15tyś 30tyś.
Do tego dochodzą reklamacje niedziałających tonerów co skutecznie destabilizuje ciągłość pracy urzędu. No i najważniejsze w połowie roku okazuje się że wybrali już wszystkie ilości tonerów jakie były przewidziane w przetargu.
Należy wspomnieć teraz o awaryjności urządzeń. Drukarki czy urządzenia wielofunkcyjne a już na pewno kserokopiarki nie lubią jeśli karmi się je dziadostwem. Koszty jakie musi ponieść urząd za naprawę urządzeń drukujących są lekko szacując ok 3 tyś zł. Żywotność niektórych urządzeń się oczywiście skróciła po tym eksperymencie a co za tym idzie naraził na wcześniejsze niż były planowane inwestycje na zakup nowej kserokopiarki czy drukarki.
Strata ok 5tyś zł.

No cóż nasz geniusz urzędniczy wystraszony szkoleniami mało kompetentnych fachowców doprowadził do katastrofy w naszej małej Gminie. Podsumowując poczynania naszego urzędnika:

Zakup przetargowy:

  • Koszt pracy urzędnika nad dokumentacją – 450 zł
  • Premia urzędnika – 200 zł
  • Koszt zakupu materiałów eksploatacyjnych w ramach przetargu – 15tyś zł
  • Koszt zakupu materiałów w postepowaniu uzupełniającym – 15tyś zł
  • Koszt napraw dodatkowych drukarek – 3tyś zł
  • Koszt wcześniejszej inwestycji na zakup nowych urządzeń wielofunkcyjnych – 5tyś zł

Razem: 38 650 zł
a planowali wydać 25tyś zł, aż strach pomyśleć jak ta kwota wyglądałaby w większej gminie czy urzędzie.

Czy takie postepowanie jest prawidłowym zadbaniem o publiczne pieniądze?
Czy instytucje kontrolujące nie mogą zwracać uwagi urzędnikom na fakty zamiast przeglądać dokumenty w celu znalezienia brakującego podpisu?
Gdzie ta odpowiedzialność urzędnicza?

Na te pytanie powinni odpowiedzieć wszyscy trenerzy i mentorzy którzy w tak kiepski sposób szkolą się nawzajem. W końcu to pieniądze publiczne czyli…… niczyje.

Rozwiązanie opisanego problemu było banalne. Niestety nasz urzędnik był szkolony przez wielu pseudofachowców którzy dobro wspólne mają gdzieś.
Za to wystraszyli naszego serialowego „Dudę” na śmierć a ten w strachu z banalnie prostej sprawy zrobił mega drogi i zagmatwany temat.

Wystarczyło zrobić zapytanie o cenę. Rozesłać do 2 lokalnych firm zapytania, negocjować, a efekt byłby następujący:

Zakup w trybie zapytania:

  • Koszt pracy urzędnika nad dokumentacją – 30 zł
  • Premia urzędnika – 2000zł
  • Koszt zakupu materiałów eksploatacyjnych w ramach przetargu – 22tyś zł
  • Koszt zakupu materiałów w postepowaniu uzupełniającym – brak
  • Koszt napraw dodatkowych drukarek – brak
  • Koszt wcześniejszej inwestycji na zakup nowych urządzeń wielofunkcyjnych – brak

Razem: 24030 zł
no i z takiej premii to każdy by się ucieszył…..a i motywacja rośnie

Należy wymienić zalety dodane do takiego rozwiązania:

  • Wspieranie lokalnej przedsiębiorczości a co za tym idzie wpływ na zmniejszenie bezrobocia
  • Brak destabilizacji ciągłości pracy urzędu
  • Pieniądze wydane w ten sposób wracają do gminy w postaci podatków od lokalnego przedsiębiorcy

wymieniać dalej….? Chyba wystarczy, myślę że co inteligentniejsi widzą więcej zalet.

Dlaczego więc Nasz Duda tego nie zrobił?

Bał się kontroli która byłaby wcześniej czy później i mogliby się czepić dlaczego urzędnik kontrolujący skutecznie blokuje myśleniezapytanie a nie przetarg. Nasz urzędnik jak każdy, woli się mniej tłumaczyć niż wykazać znajomością przepisów. Praca urzędnicza nie wymaga myślenia przecież. Jak często można się spotkać ze stwierdzeniem „ za myślenie mi nie płacą…” , odpowiedź jest prosta. Pieniądze w końcu niczyje więc nikt się nie czepi że źle wydane ale za to z nadgorliwą procedurą, papiery są ok ale kasa nie …..ale kogo to obchodzi.

Ten może krótki tekst dedykuje wszystkim pracownikom państwowym którzy mają wpływ na wydawanie naszych pieniędzy…..wystarczy myśleć.

Zawarte w artykule dane i kwoty są przykładowymi i nie stanowią żadnej podstawy do analiz poza analizą potrzebna na potrzeby artykułu.

Zapraszam do dsykusji na forum:

Dyskusja na forum

Temat szerzej omówiony traktujący o tonerach.

„Zamienniki czy oryginały”
 

 

© 2015 SerwisyBiurowe.pl. All Rights Reserved.